Journal d’accès

Un journal d’accès est un registre horodaté qui enregistre, pour chaque dossier patient, qui l’a consulté, créé, modifié, imprimé ou exporté, et à quel moment. On parle aussi de journalisation ou de traçabilité des accès.

Pourquoi est-ce attendu ?

• Le RGPD impose une sécurité adaptée au risque (art. 32) et la confidentialité des données (art. 5) ; le responsable de traitement doit pouvoir démontrer ses mesures (règlement (UE) 2016/679 (nouvel onglet)). Pour des données de santé, la traçabilité des accès en fait partie.
• La CNIL a adopté une recommandation sur la journalisation (nouvel onglet) (délibération n° 2021-122 du 14 octobre 2021). Elle recommande d’enregistrer, pour chaque création, consultation, modification ou suppression, l’auteur identifié individuellement, la date et l’heure, la nature de l’opération et la référence des données concernées. Elle recommande une conservation des traces comprise entre six mois et un an, une durée plus longue devant être justifiée.
• Le secret professionnel (Code pénal, art. 226-13 (nouvel onglet)) se protège aussi par la preuve : savoir qui a ouvert un dossier permet de répondre à une question d’un patient ou de vérifier un accès.

Nous n’avons trouvé aucun texte qui impose nommément un journal d’accès au cabinet d’ostéopathie ; c’est une mesure de sécurité attendue, recommandée par la CNIL.

Que permet un journal d’accès bien tenu ?

• vérifier qu’un remplaçant n’a consulté que les dossiers des patients qu’il a vus ;
• contrôler que le secrétariat n’ouvre pas le contenu clinique ;
• documenter vos mesures de sécurité au titre du RGPD ;
• reconstituer les faits en cas d’incident ou de violation de données.

Les pièges à éviter

• Un journal que personne ne lit : prévoyez une revue régulière, par exemple à la fin de chaque remplacement.
• Un journal modifiable par ceux qu’il surveille.
• Des données de santé dans les journaux : le journal dit qui a fait quoi, pas ce que contient le dossier.

Dans Ostheo, le journal d’accès enregistre chaque lecture, création, modification, suppression, impression ou export d’un dossier patient : la personne, l’action, le dossier, la date, l’heure et l’adresse de connexion. Les demandes à Theo qui touchent un patient y figurent aussi ; les tentatives d’ouverture d’un dossier restreint, elles, ne sont pas enregistrées. Le titulaire le consulte depuis les paramètres de sécurité ; il ne contient pas le contenu clinique. Voir aussi secret professionnel et la page Sécurité.