Pour les cabinets de groupe

Quel logiciel pour un cabinet de groupe d’ostéopathes ?

Un logiciel pensé pour un praticien seul se partage mal : un seul identifiant pour tout le monde, des factures au nom du titulaire, aucune trace de qui a ouvert quel dossier. Dans un cabinet de groupe, il faut au minimum :

• un compte par personne, avec un rôle qui limite ce qu’elle voit ;
• des notes d’honoraires au nom de chaque praticien, puisque chacun exerce en libéral sous son propre nom ;
• une trace des accès, pour répondre à un patient qui demande qui a consulté son dossier ;
• des chiffres d’activité, utiles pour répartir des frais communs ou suivre l’activité d’un collaborateur.

L’offre Cabinet réunit les rôles, les notes au nom de chaque praticien et le journal d’accès. Côté chiffres, chaque praticien voit sa propre activité et le titulaire celle du cabinet ; la vue par praticien pour le titulaire n’existe pas encore. Le nombre de praticiens inclus et le prix d’un praticien supplémentaire sont indiqués sur la page Tarifs.

Les praticiens d’un même cabinet peuvent-ils partager les dossiers ?

Dans Ostheo, les dossiers d’un cabinet sont par défaut accessibles aux praticiens et aux assistants du cabinet : c’est ce qui permet la continuité quand un confrère ou un remplaçant reçoit le patient. Ce partage n’est pas anodin. Le secret professionnel s’impose à chacun (Code pénal, art. 226-13 (nouvel onglet)). L’article L1110-4 du Code de la santé publique, qui organise le partage d’informations entre professionnels de santé, s’applique de façon incertaine aux ostéopathes exclusifs. La prudence consiste à informer vos patients de l’organisation du cabinet et à restreindre les dossiers sensibles.

Le RGPD demande aussi de savoir qui est responsable du traitement : chaque praticien, ou la structure qui exploite le cabinet. Le référentiel de la CNIL pour les cabinets médicaux et paramédicaux (nouvel onglet) sert de repère, même si les ostéopathes n’y sont pas cités : il prévoit par exemple une conservation du dossier de 20 ans après la dernière prise en charge.

Comment chaque praticien facture-t-il à son nom ?

Chaque membre a son profil de praticien : nom et titre, RPPS, SIRET, mentions légales. La note d’honoraires reprend le profil de celui qui a réalisé la séance, et le fige à l’émission, avec l’adresse et l’en-tête du lieu. Ostheo tient une série de numérotation par cabinet, continue et sans trou ; vous la paramétrez (nom, préfixe, format, remise à zéro, premier numéro) jusqu’à la première note émise. La doctrine fiscale admet des séries distinctes lorsque l’activité le justifie (BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 (nouvel onglet)) : dans Ostheo, la création d’une série par praticien arrive bientôt et n’est pas encore disponible. En attendant, chaque note porte le nom du praticien et se retrouve dans l’export CSV des notes. Chaque praticien indique aussi son diplôme sur ses documents (décret n° 2007-435, art. 14 (nouvel onglet)).

Et pour un collaborateur ou un remplaçant ?

Le collaborateur libéral exerce en toute indépendance et peut se constituer une clientèle personnelle ; son contrat doit être écrit, à peine de nullité, et préciser notamment sa durée, la rémunération, les conditions d’exercice et les modalités de rupture (loi n° 2005-882, art. 18 (nouvel onglet)). Dans Ostheo, il reçoit le rôle de praticien et son propre profil, et ses notes portent son nom. Le titulaire ajoute aussi le remplaçant comme membre, puis désactive son accès à la fin de la mission ; ses séances restent dans les dossiers, signées de son nom. Le calcul automatique des rétrocessions est prévu, pas encore livré : voir Pour les remplaçants et collaborateurs.