Réversibilité

La réversibilité est la capacité à récupérer l’intégralité de ses données, dans des formats exploitables, quand on quitte un prestataire, pour les reprendre soi-même ou les confier à un autre. Pour un logiciel de cabinet, elle porte sur les dossiers patients, les consultations, les documents et les notes d’honoraires.

Que disent les textes ?

• RGPD : en fin de prestation, le sous-traitant supprime toutes les données ou les renvoie au responsable de traitement, au choix de celui-ci, et détruit les copies, sauf obligation légale de conservation (art. 28, paragraphe 3, g (nouvel onglet)).
• Hébergement de données de santé : l’hébergeur restitue les données à la fin de l’hébergement et n’en garde pas de copie (CSP, art. L1111-8 (nouvel onglet)). Le contrat d’hébergement doit décrire les prestations de fin de contrat, y compris la mise en œuvre de la réversibilité, prévoir la restitution de la totalité des données de santé, puis leur destruction après accord formel du client (CSP, art. R1111-11 (nouvel onglet)). Voir HDS.

À ne pas confondre avec la portabilité (RGPD, art. 20), qui est un droit du patient sur ses propres données.

Que vérifier au contrat ?

• Le périmètre : patients, consultations, documents joints, notes d’honoraires et avoirs, historique.
• Les formats : ouverts et documentés (CSV, JSON pour les données ; fichiers d’origine pour les documents). Un export en PDF se lit, mais se réimporte mal.
• Le délai pendant lequel les données restent exportables après la résiliation.
• Le coût éventuel de l’export et de l’accompagnement.
• La destruction des données chez le prestataire, et la preuve qu’elle a eu lieu.

Les pièges à éviter

• Un export partiel (les factures seulement) présenté comme une réversibilité.
• Attendre le départ pour tester : faites un export d’essai bien avant d’en avoir besoin.
• Oublier les durées de conservation : les dossiers (repère CNIL de 20 ans après la dernière prise en charge) et les pièces comptables (6 ans, LPF, art. L102 B (nouvel onglet)) doivent rester accessibles après votre départ.

Dans Ostheo, l’export des notes d’honoraires en CSV est disponible ; l’export complet des patients, consultations et documents en formats ouverts arrive bientôt. Vérifiez, chez Ostheo comme ailleurs, ce que le contrat prévoit après une résiliation. Pour arriver avec vos données, voir Migrer vers Ostheo ; pour le rôle de chacun, voir sous-traitant.