Que faire de chaque support ?
| Critère | Pendant la bascule | Combien de temps le garder |
|---|---|---|
| Fiches patients papier | Numérisées au fil des visites et jointes au dossier ; l’original est gardé | Repère CNIL : 20 ans après la dernière prise en charge |
| Tableur des patients | Sert de liste pour créer vos patients, à la main aujourd’hui, par import quand il ouvrira | Avec vos dossiers s’il contient des informations de suivi |
| Notes d’honoraires (carnet, tableur) | Conservées telles quelles | 6 ans pour les pièces comptables ; double de la note au moins 2 ans |
| Livre des recettes | Conservé tel quel ; la suite se tient dans le nouvel outil | 6 ans (LPF, art. L102 B) |
Supports papier et tableur : usage pendant la bascule et durée de conservation (état au 19 octobre 2026) · Le référentiel de la CNIL ne cite pas les ostéopathes : la durée de 20 ans est un repère. Faites valider vos durées comptables par votre expert-comptable.
Passer du papier ou du tableur à Ostheo
Faites l’inventaire
Séparez les patients vus ces derniers mois des dossiers anciens. Les premiers passent dans Ostheo ; les autres restent archivés.
Préparez une liste propre
Une ligne par patient, une colonne par information : nom, prénom, date de naissance, téléphone, e-mail, adresse. Supprimez les doublons et les lignes vides.
Créez vos patients
Aujourd’hui, à la main, en commençant par les patients actifs, ou au moment de leur rendez-vous : nom, prénom et date de naissance suffisent. L’import CSV ou Excel arrive bientôt.
Numérisez au fil des visites
Quand un patient revient, numérisez sa fiche, joignez-la à son dossier, épinglez ses antécédents importants et complétez l’anamnèse avec la trame adaptée.
Configurez vos notes d’honoraires
Vos mentions une fois pour toutes, puis la série de numérotation du cabinet : un préfixe distinct de vos anciennes notes, à choisir avant la première note émise.
Archivez le papier
Dans une armoire fermant à clé, pour la durée de conservation. Notez où se trouve chaque série d’archives.
Faut-il tout ressaisir pour passer au logiciel ?
Non. Ce qui compte au quotidien, c’est de retrouver un patient et de voir ses antécédents importants. Créez d’abord la liste de vos patients actifs. Le reste du dossier se complète à la première séance dans Ostheo : vous numérisez la fiche papier, vous la joignez au dossier et vous reprenez l’essentiel dans l’anamnèse.
Les patients que vous ne revoyez plus n’ont pas besoin d’être créés : leurs fiches restent dans vos archives.
Comment préparer son tableur pour l’import ?
L’import d’Ostheo, en préparation, partira d’un fichier CSV ou Excel. Vous associerez les colonnes de votre fichier aux champs d’Ostheo, vous repérerez les doublons et vous verrez un aperçu avant de valider (import de données). En attendant, ce même tableur vous sert de liste pour créer vos patients à la main. Pour qu’il soit prêt le jour venu :
- une seule feuille, une ligne par patient, une ligne de titres en haut ;
- une information par colonne : le nom et le prénom séparés, l’adresse dans ses propres colonnes ;
- les dates au même format partout, par exemple 14/03/1985 ;
- pas de cellules fusionnées ni de lignes de sous-total ;
- les notes de suivi à part : elles n’ont pas leur place dans une colonne de coordonnées.
Que faire des fiches papier ?
Gardez-les. Aucune durée légale n’est fixée pour le dossier d’un ostéopathe libéral. Le référentiel de la CNIL (nouvel onglet) pour les cabinets médicaux et paramédicaux retient une conservation de 20 ans après la dernière prise en charge : 5 ans en base active, puis 15 ans en archive. Les ostéopathes n’y sont pas cités : c’est un repère. Le même référentiel recommande de ranger les dossiers papier dans des locaux sécurisés ou une armoire fermant à clé, et de détruire avec un broyeur les documents devenus inutiles.
La copie numérisée sert au quotidien ; par prudence, gardez l’original pendant toute la durée de conservation.
Et les anciennes notes d’honoraires ?
Elles restent telles quelles. Vos pièces comptables se conservent 6 ans (LPF, art. L102 B (nouvel onglet)), et le double de chaque note au moins 2 ans (arrêté n° 83-50/A, art. 4 (nouvel onglet)). Ostheo tient une série de numérotation par cabinet, continue et sans trou : avant la première note émise, donnez-lui un préfixe qui la distingue de vos anciennes notes, ou indiquez le premier numéro pour poursuivre votre séquence. Voir Garder l’historique de facturation en changeant d’outil.
Checklist de démarrage
Liste des patients actifs prête (tableur propre ou liste papier)
Doublons et lignes vides supprimés
Mentions des notes d’honoraires configurées dans Ostheo
Série de numérotation paramétrée avant la première note, avec un préfixe distinct
Numéro de la dernière note manuscrite noté
Fiches papier rangées sous clé
Avec un repère de l’emplacement de chaque série d’archives.
Carnets et livre des recettes archivés pour 6 ans
Sources
Textes et pages officielles consultés pour rédiger cette page.
- [1]Référentiel CNIL des cabinets médicaux et paramédicaux (durées de conservation, sécurité des dossiers papier)CNIL · cnil.fr · consulté le 19 octobre 2026
- [2]Délibération CNIL n° 2020-081 (référentiel des cabinets médicaux et paramédicaux)Légifrance · legifrance.gouv.fr · consulté le 19 octobre 2026
- [3]Livre des procédures fiscales, article L102 B (conservation des documents)Légifrance · legifrance.gouv.fr · consulté le 19 octobre 2026
- [4]Arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983, article 4 (double de la note conservé deux ans)Légifrance · legifrance.gouv.fr · consulté le 19 octobre 2026
Questions fréquentes
Puis-je numériser mes fiches et jeter le papier ?
Par prudence, gardez les originaux pendant toute la durée de conservation : la copie numérisée sert au quotidien. Demandez conseil, par exemple à votre assurance professionnelle, avant de détruire des originaux.
Combien de temps garder les fiches papier ?
Le référentiel de la CNIL pour les cabinets médicaux et paramédicaux retient 20 ans après la dernière prise en charge. Les ostéopathes n’y sont pas cités : c’est un repère.
Mon tableur peut-il servir à l’import ?
Oui, quand l’import CSV ou Excel sera disponible : une ligne par patient, une information par colonne, des dates au même format. En attendant, il vous sert de liste pour créer vos patients à la main, et une personne de l’équipe vous aide à préparer la bascule.
Dois-je créer tous mes anciens patients ?
Non. Commencez par les patients actifs. Un ancien patient qui revient se crée au moment de son rendez-vous, et sa fiche papier se joint à son dossier.