Conservation des factures et pièces comptables

Combien de temps garder ses factures quand on est ostéopathe ?

Six ans. Le Livre des procédures fiscales (art. L102 B) (nouvel onglet) impose de conserver les livres, registres, documents et pièces sur lesquels l’administration peut exercer son contrôle pendant six ans. Pour un ostéopathe libéral, cela couvre :

• les doubles de vos notes d’honoraires et vos avoirs ;
• votre livre-journal des recettes et des dépenses ;
• les factures d’achat et justificatifs de dépenses (loyer, matériel, assurances, formations) ;
• les pièces qui justifient vos immobilisations et leurs amortissements ;
• vos relevés bancaires professionnels, qui justifient recettes et dépenses.

En déclaration contrôlée, l’article 99 du CGI (nouvel onglet) impose en plus de tenir un livre-journal au jour le jour et un document des immobilisations appuyé de ses pièces justificatives, conservés selon les mêmes règles. Le lien avec la déclaration annuelle est expliqué dans le guide sur la déclaration 2035.

Pourquoi six ans et pas dix ?

Parce que la règle des dix ans vise une autre population. Le Code de commerce (art. L123-22) (nouvel onglet) prévoit que les documents comptables et pièces justificatives sont conservés dix ans, mais ce texte s’inscrit dans les obligations comptables des commerçants. Un ostéopathe en entreprise individuelle exerce une profession libérale, imposée en bénéfices non commerciaux : c’est la règle fiscale des six ans qui s’applique. Si vous exercez en société, demandez à votre expert-comptable la durée qui vaut pour votre forme de société.

Ces six ans dépassent volontairement le délai pendant lequel l’administration peut corriger votre impôt sur le revenu : en règle générale, jusqu’à la fin de la troisième année qui suit celle de l’imposition (LPF, art. L169 (nouvel onglet)). Ce délai est porté à dix ans en cas d’activité occulte, c’est-à-dire non déclarée. Un ostéopathe qui déclare ses revenus dans les délais n’est pas dans ce cas.

À partir de quand court le délai de conservation ?

Le délai part de la dernière opération mentionnée sur un livre ou un registre, ou de la date d’établissement d’un document ou d’une pièce (LPF, art. L102 B). Exemples fictifs :

• une note d’honoraires établie le 15 mars 2026 se garde au moins jusqu’au 15 mars 2032 ;
• le livre-journal de 2026, dont la dernière écriture est du 31 décembre 2026, se garde au moins jusqu’au 31 décembre 2032 ;
• la facture d’une table achetée en 2026 et amortie sur plusieurs années se garde tant que le bien figure dans votre document des immobilisations, puis six ans.

Le plus simple : raisonnez par année civile et détruisez une année entière quand sa dernière pièce a dépassé six ans.

Peut-on conserver ses factures uniquement en numérique ?

Oui, à deux conditions qui dépendent du format d’origine.

• Pièce née électronique (facture reçue par une plateforme, PDF d’un fournisseur, note émise par un logiciel) : elle se conserve sous cette forme pendant six ans (LPF, art. L102 B). L’imprimer et effacer le fichier ne suffit pas.
• Pièce née papier : elle peut être conservée sur papier ou en numérique. La numérisation doit alors respecter l’article A102 B-2 du LPF (nouvel onglet) : copie conforme en image et en contenu, aucune retouche, compression sans perte, fichier PDF ou PDF/A-3, cachet serveur, empreinte numérique ou signature électronique, horodatage, organisation de l’archivage documentée et contrôlée.

Une photo prise au téléphone et rangée dans un dossier ne remplit pas ces conditions : gardez l’original, ou utilisez un service de numérisation qui les respecte. Les factures de vos fournisseurs vous arrivent désormais en électronique : voyez le guide sur la facture électronique.

Combien de temps garder le double de la note remise au patient ?

Deux règles se superposent. L’arrêté n° 83-50/A (nouvel onglet) demande de garder le double de la note au moins deux ans, classé par date. Comme pièce comptable, la même note se garde six ans. Retenez la plus longue : six ans. Les mentions de la note sont détaillées dans le guide sur les mentions obligatoires.

Et le dossier patient ?

C’est un autre sujet, avec une autre durée. Le dossier clinique relève de la protection des données de santé, pas de la comptabilité : la CNIL retient pour les cabinets un repère de 20 ans après la dernière prise en charge. Tout est expliqué dans le guide sur la durée de conservation du dossier patient. Une raison de plus pour ne jamais écrire d’information de santé sur une note d’honoraires : elle suivrait la durée et les destinataires de vos pièces comptables.