Répondre à une demande d’accès au dossier

Un patient peut-il obtenir son dossier d’ostéopathie ?

Oui. Le droit d’accès du RGPD permet à toute personne d’obtenir la confirmation que vous traitez des données la concernant, une copie de ces données et des informations sur leur traitement (RGPD, art. 15 (nouvel onglet)). Le référentiel de la CNIL des cabinets médicaux et paramédicaux (nouvel onglet) le rappelle : le patient a un droit d’accès à son dossier et à toutes les données le concernant.

La copie porte sur tout ce que vous détenez sur lui : identité, anamnèse, notes de séance, schémas, courriers, documents qu’il vous a remis ou que vous avez reçus, notes d’honoraires. Une seule limite tient au contenu : la copie ne doit pas porter atteinte aux droits d’autrui (art. 15, paragraphe 4). Une information confiée par un tiers sur un proche du patient, par exemple, se relit avant envoi.

Le patient n’a pas à justifier sa demande. Elle peut arriver par courrier, par courriel ou de vive voix ; dans tous les cas, notez la date de réception : c’est elle qui fait courir le délai.

Ostéopathe exclusif ou kiné-ostéopathe : quelles règles ?

Les délais de 8 jours et de 2 mois que l’on lit partout viennent de l’article L1111-7 du Code de la santé publique. Cet article vise les informations détenues par les professionnels de santé et les établissements de santé. Un ostéopathe qui est aussi masseur-kinésithérapeute y est soumis. Pour l’ostéopathe exclusif, qui n’est pas professionnel de santé au sens de ce code, le cadre sûr est celui du RGPD.

Quel délai pour communiquer le dossier ?

L’article 12 du RGPD (nouvel onglet) fixe la règle : vous répondez dans les meilleurs délais, et au plus tard un mois après la réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois compte tenu de la complexité ou du nombre de demandes, à condition d’en informer le patient, avec les motifs, avant la fin du premier mois. Pour un dossier de cabinet, la prolongation reste l’exception.

Pour le kiné-ostéopathe, l’article L1111-7 du CSP impose une communication au plus tard 8 jours après la demande, et au plus tôt après un délai de réflexion de 48 heures ; le délai passe à 2 mois lorsque les informations datent de plus de 5 ans. La CNIL reprend ces délais pour les données de santé (CNIL (nouvel onglet)).

Faut-il vérifier l’identité du demandeur ?

Oui, mais de façon proportionnée. La CNIL pose le principe : pas de pièce d’identité, sauf en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur (RGPD, art. 12, paragraphe 6). Un patient que vous connaissez et qui écrit depuis l’adresse enregistrée dans son dossier n’a pas à fournir de copie de carte d’identité. Une demande venant d’une adresse inconnue, ou d’un tiers qui se dit mandaté, justifie une vérification : un justificatif, un mandat signé, ou un appel au numéro du dossier.

Sous quelle forme transmettre la copie ?

Quand la demande arrive par voie électronique, la copie est fournie sous une forme électronique d’usage courant (par exemple un PDF), sauf si le patient demande autre chose (art. 15, paragraphe 3). L’envoi doit être sécurisé : pièce jointe chiffrée avec un code transmis par un autre canal, clé USB chiffrée, ou courrier recommandé avec accusé de réception. Vous pouvez aussi proposer une consultation au cabinet, avec remise de la copie sur place.

Le RGPD demande une communication compréhensible (art. 12) : si vos abréviations rendent le dossier illisible pour le patient, joignez-en la signification, sans rien modifier sur le fond.

Mineurs, majeurs protégés, ayants droit : qui peut demander ?

• Patient mineur. La demande est faite par les parents, titulaires de l’autorité parentale. Pour le kiné-ostéopathe, l’article L1111-7 le prévoit expressément, sous réserve des cas où le mineur s’est opposé à leur information. Un adolescent qui demande seul son dossier : la prudence est d’associer ses parents, sauf situation particulière que vous documentez.
• Majeur protégé. La personne protégée prend seule les décisions relatives à sa personne dans la mesure où son état le permet (Code civil, art. 459 (nouvel onglet)) ; un tuteur n’agit à sa place que s’il en a le pouvoir. Service-public.fr indique qu’un curateur n’accède pas au dossier sans mandat de la personne.
• Patient décédé. Pour le kiné-ostéopathe, les ayants droit, le concubin ou le partenaire de PACS peuvent accéder au dossier pour connaître les causes du décès, défendre la mémoire du défunt ou faire valoir leurs droits, sauf opposition du patient de son vivant (service-public.fr (nouvel onglet)). Pour l’ostéopathe exclusif, nous n’avons trouvé aucun texte équivalent : la loi Informatique et Libertés (art. 85) (nouvel onglet) ne donne aux héritiers que des droits limités, notamment pour régler la succession. Le secret professionnel demeurant, demandez conseil avant de transmettre.

Pouvez-vous refuser ou facturer ?

La règle est la gratuité (art. 12, paragraphe 5). Vous pouvez demander des frais raisonnables, fondés sur vos coûts administratifs, pour une copie supplémentaire (art. 15, paragraphe 3). Face à une demande manifestement infondée ou excessive, notamment répétitive, vous pouvez facturer ou refuser, mais c’est à vous de le démontrer. Tout refus est motivé par écrit, dans le mois, avec la mention du droit de saisir la CNIL et d’exercer un recours.

Vos durées de conservation jouent aussi : un dossier détruit à l’échéance ne peut plus être communiqué. Dites-le simplement dans votre réponse (voir notre guide sur la durée de conservation des dossiers).