Choisir son logiciel d’ostéopathie

Quels critères pour choisir un logiciel d’ostéopathie ?

Les 12 critères ci-dessous sont classés par ordre d’importance. Les trois premiers touchent aux données de santé de vos patients : un logiciel qui n’y répond pas clairement s’écarte, quelles que soient ses autres qualités. La dernière colonne indique s’il s’agit d’une obligation légale, d’une bonne pratique ou d’un choix selon votre cabinet. Pour voir ce que chaque éditeur publie sur plusieurs de ces critères, consultez notre comparatif daté et sourcé, publié par l’éditeur d’Ostheo, qui le déclare en tête.

Le logiciel doit-il être hébergé chez un hébergeur certifié HDS ?

Oui, dès qu’il conserve les données de vos patients en ligne. Héberger des données de santé pour le compte d’un tiers impose un hébergeur certifié (Code de la santé publique, art. L1111-8 (nouvel onglet)). Le référentiel de certification HDS v2, publié le 16 mai 2024, impose l’hébergement physique dans l’EEE, avec une mise en conformité des hébergeurs certifiés au plus tard le 16 mai 2026 (Agence du numérique en santé (nouvel onglet)). Le décret n° 2026-209 du 24 mars 2026 (nouvel onglet) va plus loin : stockage exclusivement dans l’Union européenne ou l’EEE, accès à distance depuis un pays tiers assimilé à un transfert, et information des clients sur les risques liés aux pays tiers.

Ne vous contentez pas d’une mention « hébergé en France » ou « compatible HDS ». Demandez le nom de l’hébergeur, les activités couvertes par son certificat, et vérifiez-le sur la liste des hébergeurs certifiés (nouvel onglet) publiée par l’Agence du numérique en santé. Un logiciel installé sur votre seul ordinateur relève d’une autre logique, puisque vous conservez vous-même les données ; ses sauvegardes en ligne, elles, passent par un hébergeur.

Que doit prévoir le contrat sur les données de vos patients ?

Vous êtes responsable du traitement des données de vos patients ; l’éditeur qui les traite pour vous est votre sous-traitant. L’article 28 du RGPD (nouvel onglet) impose un contrat écrit qui prévoit notamment que l’éditeur :

• ne traite les données que sur vos instructions documentées ;
• garantit la confidentialité des personnes qui y ont accès ;
• met en œuvre des mesures de sécurité adaptées (art. 32) ;
• ne recourt à un autre sous-traitant qu’avec votre autorisation ;
• vous aide à répondre aux demandes de vos patients (accès, rectification) ;
• supprime ou vous restitue toutes les données à la fin du contrat, à votre choix ;
• met à votre disposition les informations prouvant le respect de ces obligations, audits compris.

Lisez ce contrat avant de signer et gardez-le. Voir aussi sous-traitant au sens du RGPD.

Comment vérifier qui accède aux dossiers ?

Le secret professionnel (Code pénal, art. 226-13 (nouvel onglet)) ne se protège pas seulement par un mot de passe. Dès que vous travaillez à plusieurs, vérifiez que le logiciel distingue les rôles (un secrétariat n’a pas besoin du contenu clinique), qu’un dossier sensible peut être réservé à certaines personnes, et qu’un journal indique qui a ouvert quel dossier et quand. Demandez aussi si les données sont chiffrées, sauvegardes comprises, et si la double authentification est proposée.

La facturation est-elle conforme ?

Le logiciel doit produire des notes d’honoraires remises avant le paiement pour toute séance d’au moins 25 € TTC (arrêté n° 83-50/A (nouvel onglet)), avec vos mentions : diplôme, mention « EI », RPPS, mention d’exonération de TVA. Trois tests suffisent pendant l’essai : la numérotation est-elle continue, sans trou ni doublon ? Une note émise est-elle figée ? Une erreur se corrige-t-elle par un avoir lié à la note d’origine ? Le détail est dans notre guide sur la note d’honoraires.

Deux idées reçues à corriger :

• Le logiciel de caisse certifié. L’obligation d’utiliser un logiciel de caisse sécurisé ne vise pas les assujettis qui réalisent exclusivement des opérations exonérées de TVA, ni ceux placés sous la franchise en base (BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-10-30, § 25 (nouvel onglet)). Elle peut vous concerner si vous avez une activité annexe taxée au-delà de la franchise : la fonction d’encaissement d’un logiciel de facturation est alors visée (§ 40).
• La facture électronique. Vos soins exonérés sont hors du champ de la facture électronique et de l’e-reporting (impots.gouv.fr (nouvel onglet)). Vous devez en revanche pouvoir recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs, via une plateforme agréée, ce qui ne dépend pas forcément de votre logiciel de cabinet.

Comment juger la partie clinique et l’agenda ?

Sur une vraie séance, pas sur une démonstration. Créez un patient fictif et allez jusqu’au bout : anamnèse adaptée au profil (adulte, nourrisson, femme enceinte, sportif), antécédents, schéma corporel, EVA avant et après, compte rendu, document joint, note d’honoraires. Chronométrez, puis recommencez sur une tablette si vous en utilisez une. Notre trame d’anamnèse donne la liste de ce qu’un bon dossier doit permettre de noter.

Pour l’agenda, vérifiez la distinction entre le rendez-vous (le créneau) et la consultation (l’acte et son dossier), le suivi des rendez-vous non honorés et, si vous en avez besoin, la prise de rendez-vous en ligne : beaucoup de cabinets gardent un service de réservation séparé, voir prise de rendez-vous en ligne.

Le logiciel convient-il à un cabinet à plusieurs ?

Si vous accueillez un collaborateur, un remplaçant ou un secrétariat, regardez : les rôles disponibles, l’agenda par praticien, le profil de chaque praticien (RPPS, SIRET) et sa propre série de notes, les en-têtes par lieu d’exercice, et le retrait des accès en fin de mission. Voir nos guides sur le contrat de remplacement et la collaboration libérale.

Pourrez-vous changer de logiciel sans perdre vos données ?

Vos dossiers se conservent longtemps : le référentiel de la CNIL pour les cabinets médicaux et paramédicaux retient 20 ans après la dernière prise en charge, un repère utile même si les ostéopathes n’y sont pas cités (CNIL (nouvel onglet)).

Vérifiez donc deux choses :

• L’entrée : quels fichiers le logiciel importe (CSV, Excel), comment il repère les doublons, et si vous pouvez prévisualiser avant de valider.
• La sortie : un export complet (patients, consultations, documents, notes d’honoraires) dans des formats ouverts, sans frais, et pendant combien de temps après la résiliation. Le contrat de sous-traitance doit prévoir la restitution ou la suppression des données à la fin du service (RGPD, art. 28). Depuis le 12 septembre 2025, le règlement européen sur les données (Data Act) impose en outre aux fournisseurs de services de traitement de données, logiciels en ligne compris, de faciliter le changement de fournisseur et l’export des données dans un format couramment utilisé ; les frais de changement doivent disparaître à partir du 12 janvier 2027 (Commission européenne (nouvel onglet)). Voir aussi changer de logiciel.

Que vérifier si le logiciel intègre une IA ?

Un logiciel destiné à fournir des informations utilisées pour des décisions diagnostiques ou thérapeutiques est un dispositif médical, au moins de classe IIa (règlement (UE) 2017/745, annexe VIII, règle 11 (nouvel onglet)) : si un éditeur promet une aide au diagnostic, demandez son marquage CE.

Posez aussi ces questions :

• Les contenus générés sont-ils signalés comme tels ? L’article 50 du règlement sur l’intelligence artificielle (nouvel onglet) impose depuis le 2 août 2026 des obligations de transparence aux systèmes qui interagissent avec des personnes ou génèrent du contenu, avec un délai au 2 décembre 2026 pour le marquage des systèmes déjà sur le marché.
• Rien n’est-il enregistré dans un dossier sans votre validation ?
• Vos dossiers servent-ils à entraîner un modèle ?
• Où le modèle est-il hébergé, et les demandes qui touchent un patient sont-elles tracées ?

Voir aussi notre guide pour choisir un assistant IA.

Comment comparer les prix et le support ?

Comparez des prix complets : prix par praticien, options facturées à part (assistant IA, rappels, plusieurs lieux), engagement, résiliation, hausses de prix, durée de l’essai.

Pour le support, demandez les canaux (courriel, téléphone, messagerie), les horaires et le délai de réponse annoncé, puis testez-le pendant l’essai avec une vraie question. Demandez enfin ce qui est disponible aujourd’hui, en bêta ou seulement prévu : une fonction annoncée n’est pas une fonction livrée.