Numéroter ses notes d’honoraires sans erreur

Quelles sont les règles de numérotation des factures ?

Une seule règle, en trois mots : unique, chronologique, continue. Le Code général des impôts demande que chaque facture porte « un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue » (CGI ann. II, art. 242 nonies A, I-7° (nouvel onglet)). Service-public.fr (nouvel onglet) reprend la même formule.

Le BOFiP précise ce que cela veut dire (BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 (nouvel onglet)) :

• Unique : deux factures émises la même année ne peuvent pas porter le même numéro (§ 90).
• Chronologique : les numéros suivent l’ordre d’émission ; une note datée du 12 mars ne porte pas un numéro inférieur à celle du 10 mars.
• Continue : pas de numéro sauté, pas de numéro réutilisé.

Le BOFiP conseille aussi un préfixe distinct pour chaque série, afin d’éviter toute confusion (§ 90).

La numérotation est-elle obligatoire sur une note d’honoraires ?

Pour la note remise au patient, aucun texte ne l’impose. Cette note vient de l’arrêté n° 83-50/A (nouvel onglet), qui en fixe le contenu (date, identités, prestation, prix) sans exiger de numéro. Vos soins étant exonérés de TVA, ils sont en outre dispensés de facture au sens fiscal (CGI, art. 289, I-1-a (nouvel onglet)).

Numérotez quand même, pour trois raisons :

• Votre comptabilité : un numéro par note permet de rapprocher chaque encaissement de son justificatif et de prouver qu’aucune recette ne manque.
• Vos corrections : un avoir doit pouvoir citer la note qu’il annule, par son numéro et sa date.
• Vos clients professionnels : une séance facturée à une entreprise, une association ou un club relève des factures entre professionnels (C. com., art. L441-9 (nouvel onglet)), qui renvoie aux règles de facturation du CGI. Pour une activité taxable, le numéro est obligatoire ; pour des soins exonérés, il reste fortement recommandé.

Les autres mentions de la note sont détaillées dans le guide sur les mentions obligatoires de la note d’honoraires.

Quel format de numéro choisir ?

Le format est libre, tant que la séquence reste unique et continue. Le préfixe d’année est la solution la plus répandue : le BOFiP interdit seulement que deux factures d’une même année portent le même numéro, ce qui permet de repartir à 1 chaque 1er janvier si l’année figure dans le numéro. Aucun texte n’impose ce format ; c’est la lecture courante de ce paragraphe.

Peut-on avoir plusieurs séries de factures ?

Oui, si les conditions d’exercice le justifient (§ 80). Le BOFiP cite comme exemples plusieurs sites de facturation et plusieurs modes d’émission, comme le papier et l’électronique (§ 100). Pour un ostéopathe, cela couvre les cas courants :

• Plusieurs lieux d’exercice : les textes admettent une série par cabinet, chacune continue, avec un préfixe propre ; une série unique pour tous vos lieux convient tout autant.
• Un carnet papier à côté du logiciel : le carnet garde sa propre série, distincte de celle du logiciel.
• Plusieurs praticiens dans un même cabinet : chaque ostéopathe libéral est un assujetti distinct et numérote ses propres notes. Quand un tiers prépare les factures pour le compte d’un praticien, la séquence doit être propre à ce praticien (§ 120 et 130).

Une série doit être utilisée conformément à la raison qui l’a justifiée (§ 80). Créer une série « au cas où » ou en changer chaque trimestre n’a pas de justification.

Trou dans la numérotation des factures : que faire ?

D’abord, ne comblez pas le trou après coup et ne réutilisez pas le numéro. Ensuite, laissez une trace :

• Sur un carnet à souches : une note gâchée ne s’arrache pas. Barrez-la, inscrivez « annulée » et conservez l’original avec la souche.
• Dans un logiciel : le numéro doit être attribué au moment de l’émission, pas à l’ouverture d’un brouillon. Un brouillon abandonné ne consomme alors aucun numéro.
• Si un numéro manque malgré tout : rédigez une note interne datée qui explique la cause (erreur de saisie, panne, changement d’outil) et rangez-la avec vos pièces de l’année.

Une note émise par erreur ne disparaît pas : elle s’annule par un avoir qui la cite. La marche à suivre est dans le guide corriger ou annuler une note d’honoraires.

Faut-il un logiciel de caisse certifié ?

Pas si toutes vos opérations sont exonérées. L’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé ne s’applique pas aux assujettis qui effectuent exclusivement des opérations exonérées de TVA, ni à ceux qui bénéficient de la franchise en base (BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-10-30, § 25 (nouvel onglet)).

Si vous réalisez aussi des ventes taxables à des particuliers et que vous dépassez la franchise, la question se pose : faites-la trancher par votre expert-comptable. Le classement de vos recettes est expliqué dans le guide sur la TVA de l’ostéopathe.

Changer de logiciel sans casser la séquence

Le plus sûr est d’ouvrir une nouvelle série dans le nouvel outil, avec un préfixe distinct, et de clore l’ancienne à une date précise :

• notez le dernier numéro émis dans l’ancien outil et la date de bascule ;
• exportez l’historique complet des notes de l’ancien outil avant la fin de l’abonnement ;
• conservez cet export avec vos pièces comptables, six ans au moins.

La conservation est détaillée dans le guide sur la conservation des factures.