Ce qu’il faut récupérer de votre logiciel actuel
| Critère | Format à demander | À quoi il sert |
|---|---|---|
| Liste des patients | CSV ou Excel | Créer vos patients dans le nouvel outil |
| Consultations et comptes rendus | PDF par patient, ou CSV | Garder un historique lisible sans l’ancien logiciel |
| Documents joints | Fichiers d’origine (PDF, images) | Les joindre aux nouveaux dossiers |
| Notes d’honoraires et avoirs | PDF et export tableur | Comptabilité et conservation pendant 6 ans |
| Rendez-vous à venir | Liste ou impression de l’agenda | Les reporter dans le nouvel agenda |
| Sauvegarde complète | Format du logiciel | Archive, restaurable dans l’ancien outil |
Données à exporter avant un changement de logiciel, et format à privilégier · Les fonctions d’export varient selon les logiciels et les versions : consultez la documentation de votre logiciel ou interrogez son éditeur.
Changer de logiciel en six étapes
Lisez les conditions de sortie
Dans le contrat ou les conditions générales de votre éditeur : formats d’export, accès aux données après la résiliation, délai avant suppression.
Exportez tout, puis sauvegardez
Liste des patients, consultations, documents, notes d’honoraires, agenda à venir. Ajoutez une sauvegarde complète et copiez le tout sur deux supports.
Vérifiez les fichiers
Ouvrez chaque export. Le nombre de patients est-il le bon ? Les accents, les dates et les numéros de téléphone sont-ils lisibles ?
Préparez Ostheo
Lieux d’exercice, mentions des notes d’honoraires, puis la série de numérotation du cabinet : préfixe, format et premier numéro, à régler avant la première note. Les membres que vous ajoutez pourront se connecter dès l’ouverture des invitations par e-mail.
Créez vos patients
Aujourd’hui, à la main : nom, prénom et date de naissance suffisent, et le PDF de l’ancienne fiche se joint au dossier comme document. L’import CSV ou Excel arrive bientôt.
Basculez et rangez vos archives
Choisissez une date, reportez les rendez-vous à venir, puis rangez exports et sauvegardes pour la durée de conservation.
Que vérifier avant de changer de logiciel ?
L’export complet. Une liste de patients ne suffit pas : vérifiez que vous pouvez récupérer les consultations, les documents joints et les notes d’honoraires. Pour chaque type de données, notez le format proposé.
Des formats lisibles sans le logiciel. CSV, Excel et PDF s’ouvrent partout. Une sauvegarde dans le format propre au logiciel reste utile comme archive, mais elle est faite pour être restaurée dans l’outil qui l’a produite.
Le sort des données en fin de contrat. Quand votre éditeur héberge vos dossiers, il agit comme sous-traitant. Le RGPD prévoit qu’au terme de la prestation, le sous-traitant supprime toutes les données ou vous les renvoie, selon votre choix, sauf obligation légale de conservation (RGPD, art. 28, paragraphe 3, point g (nouvel onglet)). Votre contrat précise les modalités : délai, format, procédure.
Que faire de l’historique de facturation ?
Vos anciennes notes ne se ressaisissent pas : elles restent telles quelles, avec leur numérotation d’origine. Vos pièces comptables se conservent 6 ans (LPF, art. L102 B (nouvel onglet)) et le double de chaque note au moins 2 ans (arrêté n° 83-50/A, art. 4 (nouvel onglet)). Exportez-les en PDF et au format tableur avant de perdre l’accès à l’ancien outil.
Dans le nouvel outil, une numérotation distincte de l’ancienne, avec son propre préfixe, évite que deux notes d’une même année portent le même numéro (BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 (nouvel onglet)). Ostheo tient une série de numérotation par cabinet, continue et sans trou : vous choisissez son préfixe, son format et son premier numéro jusqu’à la première note émise. Voir Garder l’historique de facturation en changeant d’outil.
Combien de temps garder l’accès à l’ancien logiciel ?
Pour les dossiers, aucune durée légale n’est fixée pour un ostéopathe libéral. Le référentiel de la CNIL (nouvel onglet) des cabinets médicaux et paramédicaux retient 20 ans après la dernière prise en charge (5 ans en base active, 15 ans en archive). Les ostéopathes n’y sont pas cités : prenez-le comme repère. Vos exports doivent donc rester lisibles et rangés en sécurité pendant toute cette durée, sur un support chiffré.
Comment se passe la période de transition ?
Fixez une date de bascule. Avant cette date, vous préparez ; à partir d’elle, chaque nouvelle séance et chaque nouvelle note se font dans le nouvel outil. Reportez les rendez-vous déjà pris dans l’agenda d’Ostheo. L’ancien outil ne sert plus qu’à consulter l’historique, le temps d’avoir vérifié vos exports.
Checklist de changement de logiciel
Conditions de sortie lues (formats, délai d’accès après résiliation)
Liste des patients exportée en CSV ou Excel
Consultations exportées (PDF par patient ou CSV)
Documents joints récupérés
Notes d’honoraires et avoirs exportés en PDF et au format tableur
Sauvegarde complète copiée sur deux supports
Numéro de la dernière note émise et date de bascule notés
Série de numérotation d’Ostheo paramétrée avant la première note
Préfixe distinct de l’ancien, ou premier numéro qui poursuit votre séquence.
Rendez-vous à venir reportés
Archives rangées pour la durée de conservation
Sources
Textes et pages officielles consultés pour rédiger cette page.
- [1]Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 28 (sous-traitant, fin de la prestation)CNIL · cnil.fr · consulté le 19 octobre 2026
- [2]Référentiel CNIL des cabinets médicaux et paramédicaux (durées de conservation)CNIL · cnil.fr · consulté le 19 octobre 2026
- [3]Livre des procédures fiscales, article L102 B (conservation des documents)Légifrance · legifrance.gouv.fr · consulté le 19 octobre 2026
- [4]Arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983, article 4 (double de la note conservé deux ans)Légifrance · legifrance.gouv.fr · consulté le 19 octobre 2026
- [5]BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 (numérotation, séries distinctes)BOFiP-Impôts · bofip.impots.gouv.fr · consulté le 19 octobre 2026
Questions fréquentes
Mon ancien éditeur doit-il me rendre mes données ?
Lorsqu’il héberge vos dossiers pour votre compte, il agit comme sous-traitant : le RGPD (art. 28, paragraphe 3, point g) prévoit qu’au terme de la prestation, il supprime les données ou vous les renvoie, selon votre choix. Votre contrat fixe les modalités.
Puis-je importer mes consultations passées dans Ostheo ?
L’import en préparation porte sur les patients, depuis un fichier CSV ou Excel. Pour l’historique des consultations, joignez le PDF de l’ancienne fiche au dossier du patient, comme document.
Combien de temps faut-il pour changer de logiciel ?
Cela dépend surtout du volume de vos données et des exports que propose votre outil actuel. L’essentiel est de tout exporter et vérifier avant la date de bascule.
Et si je veux quitter Ostheo plus tard ?
L’export des notes d’honoraires au format tableur est disponible. L’export complet des dossiers (patients, consultations, documents) en formats ouverts arrive bientôt.