Ancien outil, nouvel outil : ce qui va où
| Critère | Ancien outil ou archives | Ostheo |
|---|---|---|
| Notes émises avant la bascule | Conservées telles quelles | Rien à ressaisir |
| Numérotation | Série d’origine, close à la date de bascule | Série du cabinet, avec un préfixe distinct ou la suite de l’ancienne séquence |
| Export pour la comptabilité | Export de la période avant la bascule | Export tableur des notes émises depuis |
| Conservation | 6 ans pour les pièces comptables | Les notes émises sont conservées et archivées |
Répartition de l’historique de facturation lors d’un changement de logiciel · Faites valider l’organisation de vos séries par votre expert-comptable.
Faut-il reprendre ses anciennes factures dans le nouveau logiciel ?
Non. Une note émise ne se réécrit pas. Ressaisir vos anciennes notes dans un nouvel outil leur donnerait de nouveaux numéros et créerait des doublons dans votre comptabilité. Elles restent dans l’ancien outil ou dans vos archives, en PDF et dans un export tableur, avec leur numéro d’origine.
Quelle numérotation choisir dans le nouvel outil ?
La règle fiscale demande un numéro unique, dans une séquence chronologique et continue (CGI, ann. II, art. 242 nonies A (nouvel onglet)). La doctrine admet des séries distinctes lorsque les conditions d’exercice le justifient, chacune chronologique et continue, à condition que deux factures émises la même année ne puissent pas porter le même numéro ; elle conseille un préfixe propre à chaque série pour éviter toute confusion (BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 (nouvel onglet)).
Nous n’avons trouvé aucun texte qui traite expressément du changement de logiciel. En pratique, deux options respectent ces principes :
- une nouvelle série avec un préfixe distinct, par exemple « OS-2026- » au lieu de l’ancien format, qui démarre à 1 et reste continue ;
- la poursuite de la séquence, le premier numéro du nouvel outil suivant le dernier de l’ancien, si votre nouvel outil le permet.
Dans les deux cas, gardez la trace du passage : dernier numéro de l’ancienne série, date de bascule, premier numéro de la nouvelle.
Ostheo tient une série de numérotation par cabinet, continue et sans trou. Les deux options s’y règlent avant la première note émise : vous choisissez le préfixe et le format, ou vous indiquez le « Prochain numéro » pour poursuivre votre séquence. Ensuite, la série est verrouillée. Ostheo ne permet pas de créer d’autres séries.
Un point de contexte : la note remise au patient pour des soins exonérés de TVA relève de l’arrêté n° 83-50/A (nouvel onglet), qui n’impose pas de numéro. Numéroter reste indispensable pour une comptabilité propre. Le numéro devient une obligation pour les factures exigées par le Code général des impôts, qui visent les activités soumises à la TVA : les soins exonérés n’en font pas partie, même facturés à une entreprise. Le détail des mentions est dans notre guide Note d’honoraires : les mentions obligatoires.
Combien de temps conserver les anciennes notes ?
- 6 ans pour vos pièces comptables, à compter de la dernière opération ou de la date du document (LPF, art. L102 B (nouvel onglet)).
- Au moins 2 ans pour le double de chaque note remise au patient, classé par date (arrêté n° 83-50/A, art. 4 (nouvel onglet)).
Si vous perdez l’accès à l’ancien outil à la fin de votre abonnement ou de votre licence, exportez avant : PDF de chaque note et export tableur de la période. Rangez ces fichiers avec vos archives comptables.
Le jour de la bascule
Dernière note émise dans l’ancien outil : numéro et date notés
Notes et avoirs exportés en PDF et au format tableur
Export transmis à votre expert-comptable pour la période écoulée
Série du nouvel outil paramétrée avant la première note
Préfixe distinct, ou prochain numéro qui poursuit l’ancienne séquence.
Mentions vérifiées avant la première note
Identité, diplôme, RPPS (demandé par les mutuelles), mention d’exonération de TVA. Une note émise ne se supprime pas.
Archives comptables rangées pour 6 ans
Sources
Textes et pages officielles consultés pour rédiger cette page.
- [1]BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 (numérotation, séries distinctes)BOFiP-Impôts · bofip.impots.gouv.fr · consulté le 19 octobre 2026
- [2]Code général des impôts, annexe II, article 242 nonies A (mentions des factures)Légifrance · legifrance.gouv.fr · consulté le 19 octobre 2026
- [3]Livre des procédures fiscales, article L102 B (conservation des documents)Légifrance · legifrance.gouv.fr · consulté le 19 octobre 2026
- [4]Arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983 relatif à la publicité des prix de tous les servicesLégifrance · legifrance.gouv.fr · consulté le 19 octobre 2026
Questions fréquentes
Puis-je garder la même numérotation dans Ostheo ?
Vos anciennes notes gardent leur numéro d’origine. Ostheo tient une seule série par cabinet : avant la première note, vous lui donnez un nouveau préfixe pour qu’elle démarre proprement, ou vous indiquez le « Prochain numéro » pour poursuivre l’ancienne séquence. Validez ce choix avec votre expert-comptable.
Dois-je ressaisir mes anciennes notes dans Ostheo ?
Non. Elles restent dans l’ancien outil ou vos archives, avec leur numéro d’origine. Les ressaisir créerait des doublons.
Comment corriger une ancienne note après la bascule ?
Une correction se fait par un avoir qui mentionne le numéro et la date de la note d’origine. Si l’ancien outil n’est plus accessible, demandez à votre expert-comptable comment l’établir.
Mon expert-comptable a besoin de l’année complète : comment faire ?
Transmettez-lui deux exports : celui de l’ancien outil jusqu’à la date de bascule, et l’export tableur des notes émises dans Ostheo depuis.